札幌弁護士会（以下「当会」といいます。）は、基本的人権の擁護と社会正義の実現を使命とするものとして、その活動に資するために多くの人々の特定個人情報等（個人番号及び特定個人情報をいい、特に定義した用語以外の用語は個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」といいます。）の用法に従います。）を保有し、利用しています。当会は、これらの特定個人情報等の保護が重大な責務であると考え、人々の信頼を得るために、下記のように特定個人情報等保護方針を定め、特定個人情報等の保護に努めます。
記
当会は、特定個人情報等について、関係法令及び当会の規則の定めるところに従い、当会の役員、職員及び嘱託その他当会の委嘱を受けて当会が保有する特定個人情報等を取り扱う当会会員、特別会員、外国特別会員及び準会員に次の事項の周知・徹底を図り、適切に取り扱います。
第1 特定個人情報等の適切な収集、利用、提供、委託、保管
- 当会は、原則として、職員及びその扶養家族並びに本会が報酬等を支払う当会会員、通訳人、外部有識者等の特定個人情報等のみを取り扱います。
- 特定個人情報等の収集は、番号法第20条に定める場合に限って行い、利用目的を明示した上で必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知し、又は公表します。
- 収集した特定個人情報等は、番号法第9条第4項及び第6項に定める事務を処理するために、前項の利用目的の範囲内で利用します。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、この限りではありません。
- 収集した特定個人情報は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、提供しません。
- 特定個人情報等を第三者に委託する場合は、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、また、委託先（再委託先を含みます。）への適切な監督を行います。
- 特定個人情報等は、利用又は保管の必要がある限りにおいて保管することとし、法令において保存期間が定められている書類等に記載され、又は記録された個人番号は、当該期間の満了後できるだけ速やかに廃棄し、又は削除します。
- 上記のほか、当会における特定個人情報等の取扱いは、番号法及び個人情報保護法並びにこれらの下位法令及び関係するガイドラインの定めるところに従います。
第2 当会が取得する特定個人情報等の利用目的
当会が提供を受けた特定個人情報等は、「個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する規則」に基づき、以下の目的で利用します。
- 健康保険関連事務、厚生年金保険関連事務、雇用保険関連事務その他の社会保障に関する事務
- 源泉徴収関連事務、個人住民税関連事務その他の税に関する事務
- 番号法第9条第6項に定める者として特定個人情報の提供を受けた場合は、その提供を受けた目的を達成するため
第3 特定個人情報等の安全管理措置の概要
- 当会は、特定個人情報等を管理する責任部署を財務管理課とし、会長を事務取扱責任者とします。
- 事務取扱責任者は、財務管理課及び総務課に所属する職員の中から特定個人情報等を扱う事務取扱担当者を指名し、内規に定められた事項を遵守させるため教育訓練、安全対策の実施、周知徹底等の措置を実施します。
- 当会は、特定個人情報等の管理区域及び取扱区域を設定し、特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体、書類等を厳重に管理します。
- 事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う業務に従事するときは、番号法及び個人情報保護法その他の関連法令、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、「個人番号及び特定個人情報の取扱いに関する規則」及び当会の内規その他の当会の事務取扱基準並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行います。
- 安全確保に係る事態が生じたときは、前項の法令及びガイドラインの定めるところに従います。
第4 改善措置
特定個人情報等の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また、必要に応じてこの方針を始め当会の規則等の変更、修正又は追加を行うなどして、運用の改善に努めます。
第5 開示、訂正請求等への対応
当会がこの方針を遵守していないと思われる場合及び本人のデータベース化された特定個人情報の開示、訂正、追加又は削除、利用停止等を希望される場合には、末尾記載の窓口までお問い合わせください。合理的な範囲で速やかに対応いたします。
第6 苦情の処理
当会は、特定個人情報等の取扱いに関する苦情に対し、適切に対応します。
※ この方針の適用範囲は、当会内及び当会ウェブサイト内とします。当会ウェブサイトからリンクの貼られている他のウェブサイトの特定個人情報等の保護についての責任は負いかねますので、それぞれのウェブサイトの個人情報保護方針等を御確認ください。
【問い合わせ等の窓口】
特定個人情報の開示、訂正、追加又は削除、利用停止等を希望される場合や、本会における個人情報等の取扱いに関する御質問や苦情は、当会事務局（札幌市中央区北1条西10丁目札幌弁護士会館7階 電話番号011-281-2428）までお問い合わせください。
2022年4月1日改定
札幌弁護士会
